2014年秘书资格五级会议管理复习:整理会场会议室的注意事项

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　　整理会场、会议室的注意事项

　　(一)相关知识

　　(1)清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查、联络、保管遗忘物品。检查有无遗漏文件，主客双方有无遗忘物品，如有遗忘，应及时同有关部门联系，尽快物归原主。清理并取走所有剩余的与会议有关的文件资料。

　　(2)收拾整理临时放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。会议一结束，要及时通知负责承办会务的人员回收会议室的茶具等，使会议室恢复原貌。

　　(3)有条理地检查、清还各种视听设备及用品。会议结束后，要将为布置会场特意租用或借用、安装的有关视听设备、器材及时还给租用或借用的单位，及时放回原处或办理归还手续，以避免丢失或归还不及时而带来的不必要麻烦。为了安全起见，需要将设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。如丢失设备或器材，应及时向领导汇报丢失情况并协商处理。

　　(4)揭去会场、会议室标示物，将会议室设备整理恢复到备用状态。

　　(5)锁好会议室门窗。向会场、会议室管理部门作出使用完毕的报告，并办理付费的有关事宜。

　　(二)示例分析

　　检查、清还与保管会议物品

　　某公司一次会后几天，秘书初萌接到会议所用宾馆左主任打来的电话，称在清点会议麦克风时发现少了一个。初萌说：“左主任，那天是我亲自还的，当时贵宾馆的陈经理当面点过后，我们交接完了所有手续，而且双方都签字了。我这里还有毛续单呢。会不会是这几天又有人借了?”

　　点评：其实，在日常会务组会或日常工作中，双方合作时经常会由于手续不齐或某些环节疏漏，而使双方发生不愉快的事情。因此，会议室使用完后应及时清点物品，及时清扫，并按时归还所借物品，桌椅等要物归原处，以给对方留下好的印象。俗语说：好借好还，再借不难。一切工作完成后一定要双方签字确认。

　　(三)工作程序

　　整理会场基本程序为：清点、检查物品→归还会议所借物品→揭去会场标示物、拿走指示牌→保管遗忘物品→与会议室管理人员交接。

　　各种会议后紧接着的收尾工作经常是秘书的常规性任务。

　　秘书需要认真检查清点会议所用物品并及时归还。亲自或组织有关人员收回会议室内的水杯和餐具。整理并收取会议所用指示牌及会场标示物。为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。退还租用或借用的设备及材料。应对会场和会议住地进行细致、彻底的保密检查，检查有无会议文件资料、笔记本或其他物品丢失。如有，应妥善处理。把需查的无着落的项目交给公司接待员或合适的会议经办人。

　　(四)注意事项

　　会议一结束，会务人员就要引导与会人员有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会人员可以各行其道。大型会议散会后要引导车辆迅速离场。与会人员离开会场后，秘书要组织相关人员有条理地收拾整理会场。

　　(五)相关链接

　　秘书应在闭会后的一周内结束以下任务：

　　(1)日历。在秘书的日历、领导的日历和记事本上记录下次会议的日期，报告准备和其他与会议有关的信息，这对领导及其他奉命接替工作的人来说，在日历上写下提醒他们的话语很有必要。

　　(2)往来信件。给与会议有关的上级领导和会议主持者寄封感谢信;而祝贺信则按最新选出的上级领导和理事的顺序排好。

　　(3)会议记录。尽快誊好会议记录，应特别注意赋予参与会议人员的特殊任务。还需提醒领导在记录上清楚记载着还没有安排的工作。记录或会议摘要的副本根据需要送给与会议有关的人员。

　　(4)资金。租借设备的费用和购买供应品的费用应尽快落实。应尽快地付给发言者(演讲者)酬金和差旅费。会议结束前为其填写支票，要设法得到收款方签名和账号以及费用结算数据和其他必要的资料。这些费用有时也在会议结束时办理。

　　(5)总结会议。如果将来还要召开类似的会议，会议组织者应讨论改进会议程序的办法。这种总结会应在大家对本次会议还记忆犹新之时召开。

　　(6)会议卷宗。该卷宗应包括全部的会议记录，包括一个发给与会人员的文件包的样品。如果计划将来召开类似的会议，卷宗还应包括秘书的评论意见，即会议上什么事情进行得较顺利，什么事情应该加以改进。

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