2017年会计从业资格《会计电算化》第三章凭证录入、查询、修改及审核
凭证管理
一、凭证录入(环球网校提供凭证管理)
在电算化软件系统中,凭证生成方式包括:直接在计算机上填制记账凭证,先由人工制单后集中输入,其他子系统转入。
(1)凭证录入的内容
凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。对于系统初始设置时已经设置为辅助核算的会计科目,在填制凭证时,系统会弹出相应的窗口,要求根据科目属性录入相应的辅助信息;
设置为外币核算的会计科目,要求输入外币金额和汇率;
设置为数量核算的会计科目,会要求输入该会计科目发生的数量和交易的单价。
(2)凭证录入的校验
在凭证录入时,系统会对凭证内容的合法性进行校验:
①会计科目是否存在,是否是初始化时设置的会计科目;
②会计科目是否为末级科目;
③会计科目是否符合凭证的类别限制条件;
④发生额是否满足“有借必有贷,借贷必相等”;
⑤凭证必填内容是否填写完整;
⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。
注意:(1)凭证字:新建凭证后先选择凭证类型。
(2)凭证号:不同类别的凭证每个月分别从1号开始自动连续编号,编号可自动生成,取本期最大号加1生成,也可人工输入,但不得重号,如重号则提示并拒绝保存。
(3)附件张数:手工填制;序号:自动生成。
(4)制单日期:只允许输入未结账月份的凭证,已结账期间不允许输入凭证。
(5)摘要:简明扼要;(英文状态下,按两次“.”是复制上一行摘要,按两次“/”是复制第一条摘要)
(6)科目录入方式:
①F7、F8、双击选择输入
②输入科目代码、助记码;(不能输入汉字名称)
系统会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称,软件会自动对输入的会计科目进行检查。
录入的会计科目必须是最末级明细科目。
(7)金额:录入凭证后,软件会检查输入的科目金额是否争取,如出现金额为0或借贷不相等等情况,拒绝保存。按“=”自动借贷平衡。按“空格键”切换借贷金额方向,金额错误,重复提示时可按“ESC键”删除。输入红字金额按“-”。
(8)辅助信息:
往来核算科目:F7或双击,选择录入(否则会提示);
数量金额核算科目:录入单价和金额;
外币核算科目:录入原币金额,系统会根据计算出得出本位币的金额。
(9)通过文件—保存模式凭证可以将该凭证保存为模板,双击摘要可以设置摘要模板。
二、凭证查询
(1)简单条件查询
(2)自定义条件查询凭证录入后,对凭证的修改、查询、审核、冲销等,都需要通过凭证管理实现。
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三、凭证修改
(1)凭证修改的内容
凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。
凭证类别、编号不能修改,制单日期的修改也会受到限制。
在对凭证进行修改后,系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查,只有满足了校验条件后,才能进行保存。
(2)凭证修改的操作控制
①修改未审核或审核标错的凭证
对未审核的凭证或审核标错的凭证,可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后,出错的标记将会消失。对于未审核或审核标错的凭证可直接在凭证录入中查询并修改。
②修改已审核而未记账的凭证
经过审核人员审核,并已签章而未记账的凭证,如果存在错误需要修改,应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志,使凭证恢复到未审核状态,然后再由制单人员对凭证进行修改。
③修改已经记账的凭证
会计软件应当提供不可逆的记账功能,确保对同类已记账凭证的连续编号,不得提供对已记账凭证的删除和插入功能,不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。
已记账的凭证出现错误,可采取冲销凭证法或补充凭证法进行更正。
④修改他人制作的凭证
如果需要修改他人制作的凭证,在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项,修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证,该功能将不能被执行。
四、凭证审核
(1)凭证审核功能
审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定,对于完成制单的记账凭证的正确性、合规性、合法性等进行检查核对,审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符,记账凭证的编制是否符合规定,所附单据是否真实、完整等。审核人认为错误或有异议的凭证,不得直接进行修改,应由凭证录入人员修改后再交由审核人员予以审核。
(2)凭证审核的操作控制
①审核人员和制单人员不能是同一人;
②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行;
③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除,如果要修改或删除,需要审核人员取消审核签字后,才能进行;反审核人必须是原审核人;
④审核未通过的凭证必须进行修改,并通过审核后方可被记账。
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